En los nuevos modelos de negocio la gestión de la información adquiere importancia estratégica. Las tendencias observadas en la práctica son: la evolución hacia la denominada gestión de contenidos, que comprendería la gestión de documentos y datos tanto internos como externos; la aceptación definitiva de algunos documentos electrónicos en las organizaciones como forma válida de documento; la necesidad creciente de gestionar electrónicamente información no estructurada en bases de datos; el reconocimiento de la informática como una herramienta y no como base de la gestión de la información; la cada vez menos importante gestión de los soportes a
favor de la accesibilidad de los contenidos y; por último, la previsión de la gestión de la información electrónica a medio-largo plazo.
En muchos casos la implantación de tecnologías de gestión de la información se ha realizado sin tener en cuenta el ciclo de vida de la misma. A los documentos electrónicos o los registros de bases de datos no se les aplicaba ninguna política de conservación y/o eliminación, similar a las que se podían aplicar a sus paralelos en papel. Se establecían las fórmulas para que la información formase parte del sistema y estuviese accesible, pero no se pensaba en otros aspectos de futuro. ¿Tiene esa información caducidad? ¿Es una información de tipo vital? ¿Puede tener consecuencias legales? De esta forma muchos sistemas se convirtieron en sacos sin fondo, que crecían hasta convertirse en verdaderos dolores de cabeza para sus administradores informáticos.
A la necesidad de buscar solución al crecimiento infinito de la información electrónica que puede generar una organización, se suma la certeza de que algunos documentos electrónicos tienen valor a largo plazo bien sea de tipo legal, probatorio o informativo. Todo esto lleva a la búsqueda de soluciones que no se queden en el corto plazo, y que sean capaces de prever de forma lógica la gestión de la información a medio y largo plazo.
- Revolución de la información electrónica”
- Reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras Jerárquicas
- Cambios sobre el modo de trabajar, jugar, socializar, organizar, enseñar.
- Cambios para los sistemas de archivo/gestión
- Nuevas prácticas de comunicación
- Nuevas formas documentales
- Cambio en la estructura organizativa
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