LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS FACILITAN EL CONOCIMIENTO DE CADA INDIVIDUO YA QUE SE DAN A CONOCER BENEFICIOS QUE TE PUEDEN DAR AL REALIZAR UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO COMO:
*Es capaz de almacenar información tanto en
forma de texto, imágenes diagramas etc.
*Se opera desde un ordenador o PC
*No tiene límite de caracteres.
*Es virtual
*Optimiza los recursos de recuperación de la
información en cuanto formato y tiempo
*Eficacia de realizar transacciones en la
información
*Facilita el proceso del texto y da
recuperación de respaldo ala información
*El archivo recibe un nombre y un formato para
guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el individuo
almacenado en el equipo de cómputo
* puede abrirse cuantas veces sean necesarias
para:
-modificar
- imprimir
-
eliminar
¿Como se identifican?
La gestión es la práctica del mantenimiento de los registros de una organización desde el momento en que se crean hasta su eventual eliminación. Se prueban las actividades o decisiones de una organización y se aplica en función del valor de los registros que son la información en vez de su formato físico. La información puede ser requerida para asuntos legales, fiscales, auditorías entre otros. Cada empresa o institución tiene que examinar lo que debe considerarse como registro y luego, crear normas de retención para así rescatar la valiosa información. Puede contener documentación única o insustituible, como por ejemplo, sobre la incorporación, informes anuales, registros de accionistas, entre otros. Por otro lado, es importante destacar que aunque el soporte sea en papel o electrónico tienen unas características en común tales como tienen un autor; producción involuntaria; contiene un mensaje; están escritos en un idioma; son irrepetibles; poseen organicidad: agrupaciones documentales; tienen valor probatorio; se crean, conservan, transmiten y tienen acceso mediante ordenadores, redes y sistemas operativos.
Se aconseja que primero se realice una investigación preliminar de la institución para analizar las actividades que realiza y luego se identifican los documentos a incorporarse y por cuanto tiempo. Se determinan cuales no van a ser electrónicos y cuales deben conservarse a largo plazo, cuanto tiempo estarán en línea en el sistema, como han de migrar los formatos de conservación. Se hacen inventarios de todos los documentos producidos y se verifica la integridad física y lógica del documento, es decir, si está completo, fijo, reverenciado, fiable, auténtico y se analiza el soporte. No podemos olvidar la conservación preventiva de los soportes que deben ser accesibles y perdurables (CDS, DVDS, WORM, etc.).
¿Como se identifican?
La gestión es la práctica del mantenimiento de los registros de una organización desde el momento en que se crean hasta su eventual eliminación. Se prueban las actividades o decisiones de una organización y se aplica en función del valor de los registros que son la información en vez de su formato físico. La información puede ser requerida para asuntos legales, fiscales, auditorías entre otros. Cada empresa o institución tiene que examinar lo que debe considerarse como registro y luego, crear normas de retención para así rescatar la valiosa información. Puede contener documentación única o insustituible, como por ejemplo, sobre la incorporación, informes anuales, registros de accionistas, entre otros. Por otro lado, es importante destacar que aunque el soporte sea en papel o electrónico tienen unas características en común tales como tienen un autor; producción involuntaria; contiene un mensaje; están escritos en un idioma; son irrepetibles; poseen organicidad: agrupaciones documentales; tienen valor probatorio; se crean, conservan, transmiten y tienen acceso mediante ordenadores, redes y sistemas operativos.
Se aconseja que primero se realice una investigación preliminar de la institución para analizar las actividades que realiza y luego se identifican los documentos a incorporarse y por cuanto tiempo. Se determinan cuales no van a ser electrónicos y cuales deben conservarse a largo plazo, cuanto tiempo estarán en línea en el sistema, como han de migrar los formatos de conservación. Se hacen inventarios de todos los documentos producidos y se verifica la integridad física y lógica del documento, es decir, si está completo, fijo, reverenciado, fiable, auténtico y se analiza el soporte. No podemos olvidar la conservación preventiva de los soportes que deben ser accesibles y perdurables (CDS, DVDS, WORM, etc.).
No hay comentarios:
Publicar un comentario