Conservación
Aunque los últimos tipos son producto de las nuevas tecnologías, no hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.
Aunque los últimos tipos son producto de las nuevas tecnologías, no hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.
La conservación
preventiva de los soportes para Garantizar la
permanencia de la información y del valor Jurídico del
documento es uno de los principios que rigen la gestión
de los archivos y, por tanto, también de los archivos de
documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en
primer lugar, la creación de depósitos de conservación
adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos
compactos, vídeo discos digitales, etc.) para los
originales y las copias, como contenedores y almacenes de
estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por
otra parte, sería necesaria la adopción de
nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo
digital es más al paso del tiempo que el
papel.
Los soportes de
los documentos digitales tienen una capacidad de
resistencia menor a la acción de agentes de
deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y
elementos bióticos. Además, se enfrentan a un
nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior:
la obsolescencia técnica tanto de los depósitos
físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se
convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—,
como de los elementos de hardware y de software
mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen
imposible su de codificación para la lectura.
La adecuada
conservación de un archivo de documentos electrónicos
debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en
la elaboración de un detallado programa de
intervención, que constará de tres partes: un plan de
preservación, un conjunto de medidas de conservación
preventiva y un proyecto de restauración de documentos
deteriorados allí donde sea necesario.
Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son:
Aunque la durabilidad física de los soportes en los que se almacena la información electrónica es un aspecto importante, también lo es la tecnología: la conservación física de la documentación electrónica no sirve si los equipos y las aplicaciones no pueden leer los datos para transformarlos en información útil. Siendo que soporte y formato son diferentes en la documentación electrónica.
Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son:
- Actualización y Migración de los datos a soportes diversificados y confiables.
- La emulación que consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de un determinado software por otros más modernos y potentes de una generación actual.
Aunque la durabilidad física de los soportes en los que se almacena la información electrónica es un aspecto importante, también lo es la tecnología: la conservación física de la documentación electrónica no sirve si los equipos y las aplicaciones no pueden leer los datos para transformarlos en información útil. Siendo que soporte y formato son diferentes en la documentación electrónica.
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